Também sofres com reuniões? Lê isto!

Lá vem uma, depois outra e… ainda mais uma. Dependendo do que fazes na vida, os teus dias podem ter mais ou menos reuniões. Mas uma coisa é certa, não há vida profissional sem reuniões. Por isso, se estás a ler estas linhas, é porque os teus dias são marcados por reuniões.

As reuniões são uma parte essencial da vida organizacional. Seja para discussão de projetos, fecho de ações ou apresentação de resultados, presencialmente ou por Skype, reunir é fundamental.

Mas se são assim tão importantes, porque é que tanta gente encara as reuniões com sofrimento?

Por cá não temos números, mas, de acordo com a Atlassian, nos Estados Unidos são perdidos, anualmente, cerca de 37 mil milhões de dólares em reuniões. É muito dinheiro que se perde numa média de 3 reuniões por dia onde, ainda de acordo com a Atlassian, 91% participantes “sonharam acordados” ou 73% despacham outros trabalhos – quem nunca respondeu a uns emailezitos numa reunião menos interessante?

As reuniões são incontornáveis. Como, então, torná-las mais eficientes e atrativas?

Ficam aqui algumas sugestões para tornar esses momentos mais eficientes.

Estabelecer um objetivo ou um propósito

Parece óbvio mas, de acordo com a Smartdraw, demasiadas reuniões acontecem sem um propósito claro. O objetivo da reunião, que deve ser partilhado por todos os intervenientes, deve ser tão sintético que deve caber num tweet.

Para tornar uma reunião produtiva é muito importante que, no convite para a reunião, esse propósito seja partilhado. De igual forma, a reunião deve iniciar-se recordando o propósito aos participantes.

Convidar apenas pessoas relevantes

O “sonhar acordado” acontece quando o tema da reunião não nos diz respeito. É, por isso, muito importante convidar para as reuniões apenas pessoas relevantes. Como saber que são as pessoas relevantes? Dependendo do objetivo da reunião, são as pessoas que têm poder de decisão sobre os temas discutidos na reunião, as que devem ser informadas ou aquelas das quais queremos obter contributo criativo.

Pensar no que se pretende com a reunião ajuda a identificar quem são as pessoas certas para convidar para a reunião.

Preparar a agenda da reunião

Para além do objetivo ou propósito claro, ter uma agenda é fundamental. É a única forma de garantir que os tópicos fundamentais são todos abordados. É também um guia para a reunião não se eternizar.

Quando é necessário obter o contributo de alguns dos participantes, nesta agenda da reunião, é importante distribuir tarefas e deixar claro o que se espera de cada um.

Qualquer discussão sobre outro tema deve ser abordada posteriormente. Sair da agenda para discussões laterais é, frequentemente, motivo para prolongamento da reunião e para o desinteresse de alguns dos seus participantes.

Começar a horas

Nós portugueses não somos famosos pela nossa pontualidade. Mas começar as reuniões a horas é, não só uma forma de mostrar respeito pelos outros, como uma forma de melhorar a produtividade de todos. Quando alguém “prende” o início de uma reunião porque está atrasado, muito provavelmente vai levar a que a reunião termine mais tarde, interferindo nas agendas pessoais de todos os outros participantes.

Obter contributos produtivos

As reuniões de trabalho devem ser espaços abertos ao contributo dos seus participantes. É importante que todos sintam que o seu contributo é levado em conta. De forma a não esquecer o contributo de cada um, devem anotar-se as ideias relevantes para ação futura.

Terminar a horas

Para nós, portugueses, é um hábito estranho, mas é fundamental para garantir a produtividade da reunião e de todos os participantes nas horas seguintes. Sem horário de fecho, uma reunião pode prolongar-se interminavelmente.

Para estimar o tempo necessário para a reunião, é fundamental preparar a agenda e avaliar o tempo necessário para discussão dos seus pontos.

Garantir tempo social

Este é um ponto particularmente importante para nós portugueses. Não há reunião que comece sem falar do fim de semana que passou ou do que aí vem, do tempo que não está bom para a praia, dos filhos e, fundamental, da bola. Por isso, é importante que a agenda da reunião contemple algum tempo para a discussão destes temas tão importantes – sim, os aspetos sociais são fundamentais.

Garantir reuniões curtas

Não é porque é bom, é porque é mais produtivo. É da natureza humana. Quanto mais longas são as reuniões, menos produtivas são. Não é necessário cair no exagero de fazer “standing meetings”, como se faz em algumas empresas. Reunir de pé pode ser útil em algumas circunstâncias, mas normalmente é pouco prático e pode até ser considerado indelicado.

Cancela se necessário

Sem medos. É preferível cancelar uma reunião do que fazer os seus participantes perderem tempo. Nos dias anteriores à reunião, se algum dos participantes não estiver suficientemente preparado, é preferível tomar a decisão de adiar a reunião. Claro que é um passo sempre difícil, sobretudo se algum dos envolvidos na reunião é um cliente ou um chefe…

Terminar com um plano de ação

Conclui a reunião com um sumário das decisões ou conclusões. Garante que todas as pessoas sabem o que têm que fazer a seguir. Um plano de ação partilhado por todos os envolvidos é geralmente uma boa opção.

Claro que, na teoria, é muito fácil tornar as reuniões mais produtivas. O problema é mesmo a prática. Porém, quando ganhamos consciência destes pontos não há´como não caminhar na direção certa.